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Comment mener une transformation numérique dans votre entreprise en 6 étapes

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«Nous vivons dans une réalitée où il faut se transformer de plus en plus vite», affirme Nicolas Quintin, Directeur des analyses chez glm conseil. «Les employés et les clients le réclament. Mais très peu d’entreprises possèdent la culture numérique nécessaire pour pouvoir répondre aux besoins du marché en constante évolution. Souvent, les employés ne se sentent pas encouragés à proposer des idées sur les moyens d’améliorer l’entreprise. La participation, l'éducation, la mutualisation des ressources et la mobilisation vise à instaurer cette culture numérique.»

Selon Marcel Desrosiers, directeur des opérations chez glm conseil, les entrepreneurs devraient suivre les six étapes décrites ci-dessous pour mener une transformation numérique. 

1. Éducation, partage, codéveloppement et mutualisation

La première étape est de sélectionner les joueurs clés et de leur donner un environnement stimulant.

 

2. Créez une dynamique favorable au changement

La première étape d’une transformation numérique consiste à déterminer le pourquoi de cette démarche. Réunissez-vous avec les employés clés et évaluez les difficultés: passez en revue chaque domaine d’activité de l’entreprise pour voir ce qui fonctionne bien et ce qui ne fonctionne pas.

Votre entreprise doit-elle améliorer le service à la clientèle ou réduire les erreurs? Vos communications internes sont-elles médiocres? Perdez-vous des clients au profit de vos concurrents ou avez-vous de la difficulté à remplir les commandes?

Top 5 des questions à poser:

  • Où votre entreprise est-elle fragmentée en ce moment?
  • Quelle est votre réalité actuelle, et comment les choses vont-elles?
  • Où les défaillances surviennent-elles dans chacun des domaines d’activité de l’entreprise?
  • Chaque employé comprend-il son rôle et la vision de l’entreprise?
  • L’information circule-t-elle bien?

«On nous dit toujours que tout va bien, dit Nicolas Quintin, mais en y regardant de plus près, on trouve souvent des problèmes qui doivent être résolus.»

Examinez objectivement vos technologies actuelles, la façon dont vous utilisez les données, et les lacunes dans les compétences, les ressources ou l’appui nécessaires pour opérer une transformation. Puis, déterminez comment les technologies numériques et des données pertinentes peuvent aider votre entreprise. Assurez-vous d’étudier comment vos concurrents et les autres secteurs utilisent les technologies.

3. Créez un plan d’action

Les solutions à vos problèmes ne reposent pas nécessairement sur la technologie. Mais dans le cadre d’une transformation numérique, vous devriez chercher à savoir comment la technologie et de meilleures données peuvent être utiles dans chaque sphère de l’entreprise.

Créez un plan d’action clair pour acquérir et mettre en œuvre votre solution technologique. Ce plan devrait comprendre des étapes clés correspondant aux progrès que votre entreprise devra faire et aux mesures qu’elle devra prendre pour se transformer en maximisant les avantages de la technologie ou des données. Préparez également un plan de rechange au cas où une mesure ne fonctionnerait pas.

Pour que tout le monde reste motivé, essayez d’inclure des objectifs à court terme qui permettent d’obtenir facilement des gains rapides. Ce pourrait être des projets qui ne sont pas trop coûteux ou compliqués à mettre en œuvre, et qui auront un effet assuré.

 

4. Constituez un comité de pilotage chargée du changement

Obtenir l’appui des employés, ça commence au sommet. L’équipe de direction doit non seulement comprendre le plan d’action et le besoin de changement, mais également ouvrir la voie à l’adoption des technologies.

Elle conseille également aux clients de créer une «coalition du changement» — une équipe d’employés de tous les échelons qui ont de l’influence, qui croient fermement à la transformation et qui en vantent les mérites aux autres. Cette coalition peut comprendre des travailleurs ou des gestionnaires qui sont plus directement touchés par les problèmes, des employés doués en technologie et même certains réfractaires au changement.

Le changement s’opère plus rapidement lorsqu’il est dirigé en équipe.

 

5. Suscitez l’intérêt et communiquez

Créez un plan de communication pour expliquer le changement à votre équipe, répondre aux préoccupations des employés et recueillir rapidement des commentaires sur les contretemps. Par exemple, vous pouvez fournir des comptes rendus réguliers des progrès lors des réunions de l’entreprise, dans vos bulletins ou sur un tableau affiché dans le coin-repas.

6. Maintenez la culture du changement

Il est facile de retomber dans ses anciennes habitudes si le changement ne s’inscrit pas au cœur de la mentalité de l’entreprise. Le but est d’instaurer une culture axée sur l’innovation continue et l’amélioration de la qualité.

Une stratégie utile consiste à inviter régulièrement les employés à proposer des idées d’innovation, notamment au moyen d’une boîte d’idées ou de suggestions. Sinon, vous pouvez aller plus loin et élaborer un processus d’innovation structuré. Par exemple, vous pouvez créer une équipe d’innovation pour recueillir régulièrement des idées visant à améliorer la qualité, en discuter, puis proposer les plus prometteuses à la direction.

Il est important de reconnaître et de récompenser les personnes qui favorisent le changement. Vous pouvez féliciter les employés dans vos communications internes et les récompenser en leur offrant des primes ou des points échangeables contre des cadeaux. Célébrez lorsque vous franchissez les étapes clés de votre plan d’action.

 

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